REKISTERISELOSTE

Uittamon Veneilyseura ry. UVS  9.5.2018

¢ REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 523/1999) 10§

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Uittamon Veneilyseura ry.

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Jukka Rautiainen Osoite: Rusthollinkatu 7 C 20880 Turku

  1. Rekisterin nimi

UVS ry henkilörekisteri.

  1. Rekisteröityjen ryhmä

UVS ry:n jäsenten ja sen kanssa yhteistyössä toimivien seurojen

sekä kattojärjestöön liittyvä henkilö- ja -organisaatiorekisteri:

Henkilörekisteri: seuran henkilöjäsenet - UVS ry:llä

on pääsy omiin henkilöjäseniinsä ja lisäksi kattojärjestöllä joihin UVS ry kuuluu, on pääsy seuran

jäsentietoihin.

Organisaatiorekisteri: UVS ry:n hallituksen organisaatio sekä UVS ry:n kanssa yhteistyössä

toimivat organisaatiot (liitot ja seurat) sekä näihin liitetyt keskeiset tehtävänhaltijat, kuten

“puheenjohtaja”, “rahastonhoitaja” jne. - jokaisella organisaatiolla on pääsy omaa organisaatiotaan

sekä sen tehtävänhaltijoita koskeviin tietoihin.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöjäseneen liitettävien tietojen käyttötarkoituksena on jäsenten palveleminen sekä

tiedottaminen liittyen mm. hänelle suunnattujen veneilypalvelujen tai - retkien sekä hänen

jäsenyyksiinsä. Parempi palveleminen voi tarkoittaa vaikkapa henkilötietojen

hyödyntämistä siten, että voidaan tehdä erilaisia suosituksia ja ehdotuksia henkilölle liittyen

veneilykoulutus mahdollisuuksiin esimerkiksi hänen veneilytaitojen ylläpitoon ja kehittämiseen

- viestijänä voi olla Uittamon Veneilyseura ry.

Tutkimustarkoitukset ja erilaiset viralliset raportit kolmansille osapuolille. (Tällöinkin

huomioidaan tietosuoja- asiat ja lainsäädäntö. Pyritään välttämään sitä, että yksilöityä

dataa annetaan ulos. Vain jos pakottavaa tarvetta ja jos vastaanottava taho pystyy

osoittamaan, että dataa käsitellään asianmukaisella tavalla).

Markkinointi ja kaupallinen yhteistyö. Henkilöjäsenellä on oikeus kieltä tietojen

käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä ylläpitohenkilölle

Kerättyjä tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön, kuten Suomen

henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

  1. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä tietoja

  • jäsenyyssuhdetta/asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenotot ja muu

viestintä organisaation & jäsenen välillä

  • muut henkilön antamat kiinnostustiedot ja asiakkaan suostumuksella kerätyt

tiedot Organisaatiorekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä

tietoja:

  • henkilön organisaatioihin liittyvät tehtävät ja näihin tehtäviin liittyvät tiedot, kuten

yhteystiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään profiilin luomisen,

*Jäsenyyden tai muun asiallisen yhteyden alkaessa ja kestäessä.

*Asiakkuus määritellään alkavaksi jäsenen sekä seuran välillä, kun

hallitus on hyväksynyt jäsenanomuksen.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Seura voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja

velvoittamissa rajoissa seuraavasti:

  • rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella;

seuran toimintaan liittyville organisaatioille (lajiliitot ja niihin kuuluvat seurat) sekä

valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin, kuin ne osallistuvat tässä

rekisteriselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Seura

velvoittaa mainitut tahot pitämään kaikki niille luovutetut henkilötiedot

salassa ja turvaamaan henkilötietosi riittävällä tavalla; ja

  • pakottavaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen nojalla.
  1. Luovutukset EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle:

Tietoja ei luovuteta EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä

käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää UVS ry:n käyttämien

ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat

saattavat käsitellä tietoja UVS ry:n lukuun.

Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolakia (523/1999) ja Euroopan parlamentin ja

neuvoston antamaa henkilötietodirektiiviä (95/46/EY).

Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan tämän

rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on lain asettamissa rajoissa oikeus1) tarkastaa, mitä tietoja seura

on hänestä kerännyt;2) vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai

vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista3) kieltää seuraa

käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointia sekä markkina- ja

mielipidetutkimuksia varten. Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan

rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen konkreettinen aineisto (paperiset liittymis-/ilmoittautumislomakkeet)

hävitetään käsittelyn jälkeen. Sitä ennen aineistoa säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin

pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tie-

toihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän

edustajat, joilla on luottamustehtäviensä puolesta siihen oikeus. ATK-järjestelmä on suojattu

käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää

kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

Back to Top